La relance des clients en retard de paiement est un travail qui présente beaucoup d’enjeux pour les entreprises, notamment au niveau de la trésorerie.
La gestion de la relance des clients doit être organisée et, si possible, mise en place dès le démarrage de l’entreprise.
Je vous ai présenté dans un premier article, l’étape une de la relance clients, la relance téléphonique. Voici dans cet article la 2ème étape, la relance écrite.
La gestion de la relance des clients est un travail qui prend du temps, il faut souvent une analyse compte client par compte client.
Pour que le travail soit effectué correctement et rapidement, l’idéal est de s’appuyer sur un outil informatique de comptabilité et de gestion commerciale, systématiquement à jour au niveau de la comptabilisation des ventes et des règlements clients. Cela permet ensuite d’identifier les factures impayées.
Il y a également certaines applications qui gèrent automatiquement les relances clients. Cela permet de gagner du temps mais le paramétrage des conditions appliquées à chaque client doit être correct.
Le personnel affecté à cette tâche doit parfaitement mesurer les enjeux de la relance des clients et effectuer le travail correctement.
Remarque : j’ai déjà vu une entreprise perdre un client à cause d’une mauvaise gestion de la relance, ce dernier était systématiquement relancé alors qu’il n’était pas en retard de paiement.
Enfin, les retards de paiement entre professionnels entraînent désormais l’application de plein droit d’une indemnité forfaitaire de recouvrement.
L’indemnité forfaitaire de recouvrement est une mesure applicable depuis le 1er janvier 2013 qui vise à lutter contre des délais de paiement excessifs.
Ainsi, tout professionnel en situation de retard de paiement est de plein droit redevable d’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, en plus des pénalités de retard dues au créancier.
Combien de relance par clients ?
Généralement, après la relance téléphonique, si le paiement n’a pas abouti, les entreprises commencent la relance papier. La première relance, dite simple par courrier, et ensuite si le paiement n’est toujours pas honoré on passe à l’étape suivante la deuxième relance, mise en demeure, puis huissier, contentieux… pour gérer les factures impayées. Lorsqu’il s’agit d’un petit montant, une seule relance suffit.
Il n’est pas conseillé de relancer plusieurs fois les clients en retard de paiement, au risque d’habituer les mauvais payeurs à attendre l’arrivée de plusieurs relances avant de régler la facture. Il est préférable d’envoyer immédiatement une mise en demeure lorsque la relance reste sans effet.
Modèle de lettre de relance
Voici un modèle possible pour la relance des clients :
<Coordonnées de l’entreprise>
<Coordonnées du client>
A (ville), le (date),
Madame, Monsieur,
Nous vous serions obligés de bien vouloir nous adresser le règlement de notre ou nos facture(s) n° …, en date du …, qui ne nous est pas encore parvenu.
Nous vous rappelons que :
- la facture n°…, d’un montant de … , devait être payée au ….,
- la facture n°…, d’un montant de … , devait être payée au ….
- …
Au cas où vous auriez effectué le règlement entre-temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente relance.
Veuillez agréer, Messieurs, l’assurance de notre considération distinguée.
<Signature>
Absence de réponse après votre relance
Si votre client ne vous paie pas suite à la relance que vous lui avez envoyée, il va falloir passer à l’étape suivante en lui envoyant une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception. Ce paragraphe sera développé dans le prochain et le dernier article de la relance clients.
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